Informativa Privacy

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato tramite Illustra.re Suite, piattaforma riservata ai clienti per account, documenti, Google Drive, ticket e comunicazioni operative.

1. Titolare e contatti

Titolare del trattamento: Andrea Gatani, nome commerciale Illustra.re, P.IVA 10811551216.

Sito web: https://www.illustra.re/. Piattaforma: https://suite.illustra.re/.

Per richieste privacy e per l’esercizio dei diritti è possibile scrivere a info@illustra.re.

2. Ambito dell’informativa

Questa informativa riguarda esclusivamente Illustra.re Suite, area riservata clienti. Non descrive eventuali trattamenti del sito vetrina o di servizi esterni non integrati nella Suite.

3. Dati trattati

• dati di registrazione, account, profilo e contatto: nome, cognome, email, azienda, lingua e dati inseriti nei form;
• stato dell’account, approvazione, rifiuto o revoca dell’accesso;
• dati relativi a login, recupero password, conferma password e autenticazione a due fattori;
• servizi assegnati al cliente e dati necessari alla gestione operativa del rapporto;
• PDF, contratti, report, documenti, metadati dei file e log di visualizzazione o download;
• foto, video, documenti e metadati provenienti dalle cartelle Google Drive collegate;
• ticket, conversazioni, messaggi, note operative visibili secondo ruolo e allegati;
• email transazionali inviate dalla piattaforma;
• log tecnici e di sicurezza, indirizzo IP, user-agent, audit, rate limiting e dati necessari a prevenire abusi;
• dati elaborati da reCAPTCHA v3 per stimare il rischio di spam o uso abusivo;
• esiti tecnici di scansione antivirus ClamAV, quando la funzione è abilitata;
• eventi di impersonificazione amministrativa, quando un amministratore accede all’area cliente per supporto o verifica.

4. Finalità e basi giuridiche

• gestione della registrazione, valutazione e approvazione dell’account: misure precontrattuali, esecuzione del rapporto e legittimo interesse alla gestione degli accessi;
• erogazione della Suite, documenti, servizi assegnati, Drive e ticket: esecuzione del contratto o misure precontrattuali;
• sicurezza, autenticazione, 2FA, reCAPTCHA, audit, rate limiting e prevenzione abusi: legittimo interesse alla protezione della piattaforma e degli utenti;
• invio di email transazionali e comunicazioni operative: esecuzione del servizio e legittimo interesse organizzativo;
• adempimenti contrattuali, amministrativi, fiscali e contabili: obblighi di legge;
• accertamento, esercizio o difesa di diritti: legittimo interesse e tutela legale.

5. Modalità e misure di sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici e procedure organizzative coerenti con le finalità indicate. La piattaforma utilizza autenticazione, autorizzazioni per ruolo, protezioni CSRF, rate limiting, header di sicurezza, log tecnici, controlli sugli allegati e accessi tracciati dove previsto.

Gli allegati dei ticket e i file riservati sono gestiti tramite aree di storage non pubbliche e serviti attraverso controller autorizzati. Quando abilitata, la scansione ClamAV contribuisce al controllo dei file caricati.

6. Google Drive

La Suite può accedere a cartelle Google Drive dedicate al cliente per mostrare foto, video e documenti e consentirne visualizzazione, streaming o download. Sono trattati identificativi, nomi, MIME type, thumbnail, metadati tecnici e dati necessari a verificare che il file appartenga alla cartella autorizzata.

I contenuti Drive non sono resi pubblici in modo permanente dalla Suite. Possono essere usate cache tecniche e log di accesso proporzionati alle esigenze operative, di sicurezza e di tracciabilità.

7. Ticket, messaggi e allegati

La piattaforma consente al cliente e allo staff autorizzato di creare ticket, inviare risposte, consultare conversazioni e allegare file. Le note interne sono visibili solo ai ruoli autorizzati.

Gli allegati possono essere verificati rispetto a formato, dimensione, estensione e, se configurato, tramite scansione antivirus.

8. Autenticazione, 2FA e reCAPTCHA

Login, recupero password, conferma password e 2FA sono usati per proteggere l’account. La 2FA può comportare il trattamento di segreti tecnici, codici di recupero e stato di attivazione secondo le funzionalità abilitate.

reCAPTCHA v3 di Google è usato su login e registrazione per prevenire spam e abusi. Il backend verifica esito, azione e punteggio minimo configurato.

9. Comunicazioni email

La Suite invia email transazionali e operative, ad esempio conferme di cambio email, recupero password, approvazione account, notifiche ticket, nuove risposte e aggiornamenti di stato. Il provider email indicato per il servizio è OVHcloud.

10. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati da personale autorizzato e da fornitori tecnici necessari alla Suite. Tra i fornitori effettivamente previsti rientrano OVHcloud per hosting e posta elettronica, Google per Drive e reCAPTCHA, e i servizi tecnici configurati per l’invio email.

I fornitori operano secondo il ruolo assunto nel relativo trattamento e gli accordi applicabili, nei limiti necessari all’erogazione e alla sicurezza del servizio.

11. Trasferimenti extra SEE

L’uso di servizi Google, in particolare Drive e reCAPTCHA, può comportare trattamenti o accessi da Paesi extra SEE. In tali casi il trasferimento avviene secondo le garanzie previste dal GDPR e dagli accordi applicabili con il fornitore.

12. Tempi di conservazione

• account e profilo: per la durata del rapporto e per il periodo successivo necessario a obblighi o tutela;
• documenti amministrativi, contrattuali e fiscali: fino a 10 anni quando applicabile;
• ticket, messaggi e allegati: per la durata del rapporto e per il periodo necessario alla gestione operativa e alla tutela;
• log di sicurezza e accesso ai file: secondo la retention configurata e per un periodo proporzionato;
• dati Drive: trattati per accesso e visualizzazione, con eventuale cache tecnica e log;
• account rifiutati, revocati o non approvati: per un periodo limitato necessario alla gestione della richiesta e alla tutela.

13. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari ad account, autenticazione, documenti e ticket è indispensabile per usare la Suite. Il mancato conferimento può impedire la registrazione, l’approvazione, l’accesso o l’erogazione delle funzionalità richieste.

14. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei limiti previsti dal GDPR, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità contattando info@illustra.re.

15. Reclamo al Garante

L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente, secondo le modalità previste dalla normativa applicabile.

16. Minori

Illustra.re Suite è destinata a clienti, professionisti e referenti aziendali. Non è rivolta a minori.

17. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata. La versione pubblicata su questa pagina è quella vigente.